TP n°1 – 1^ère partie : manipulation de systèmes d'information existants

I. Introduction

L'objectif de ce TP est :

• Illustrer concrètement le concept de système d'information et les fonctions de celui-ci, en interagissant avec système existant et en effectuant des manipulations de base.
• Illustrer les différents types de systèmes d'information et leur rattachement aux fonctions de l'entreprise.
• Expliquer l'importance des modèles dans la construction et le fonctionnement d'un système d'information.
• Montrer les possibilités des technologies actuelles de bases de données et d'Internet.
• Comprendre l’architecture applicative du cas Comptoir sous ACCESS

Dans ce travail, vous allez être l'utilisateur d'un mini-système d'information pour une entreprise qui vend des produits alimentaires.

On va manipuler le système de gestion des stocks, le système de traitement des commandes, et quelques fonctionnalités de type tableau de bord.

L’application ACCESS COMPTOIR assure :

• Le dialogue avec l’utilisateur

• Le traitement de l’information

• L’accès aux données

Cette entreprise utilise une application ACCESS selon le schéma suivant :

Pendant cette visite guidée, il vous est demandé de répondre sur feuille séparée aux questions.

II. Démarrage de l'application "Comptoir"

Le menu général présente plusieurs boutons regroupés en 5 fonctions :

A énumérer :

1. Gestion des produits

2.

3.

4.

5.

III. La fonction "Gestion des produits "

Les fonctionnalités de ce bloc permettent de gérer les produits et leur rattachement à des catégories et aux fournisseurs qui remplissent les stocks de l'entreprise.

ATTENTION ! : Si le clic sur le bouton Catégories ne déclenche aucune action, activer les macros !

Interrogation des catégories

On va commencer par interroger les catégories de produits. Pour chaque catégorie, on voit s'afficher la liste des produits appartenant à cette catégorie. Pour naviguer entre les différents enregistrements de la base, on dispose des petits boutons en bas de la fenêtre :  Appuyer sur chacun d’eux si vous ne connaissez pas leur rôle respectif.

Question 1 : Indiquer le nom des 8 catégories de produits déjà existantes.

On peut aussi interroger plus finement les données de la base en expriment une restriction sur un des champs du formulaire. Il suffit de se positionner dans le champ qu'on veut utiliser pour la requête, et dans le menu contextuel (bouton droit de la souris), choisir la fonctionnalité "Filtrer pour". Tester les catégories qui commencent par la lettre P* Vous avez sûrement remarqué aussi qu'on pouvait trier les enregistrements selon les valeurs d'un attribut quelconque.

Création d'une nouvelle catégorie Clic sur le bouton Comme la copie écran ci-contre le montre, cette catégorie sera consacrée aux produits gastronomiques. Noter sa description. Pour associer une image à cette catégorie, insérer gastro.jpg

Le résultat devrait ressembler à ceci :

Question 2 : Combien de catégorie pouvez-vous compter après cet ajout ?

Interrogation des fournisseurs Les 29 fournisseurs sont répertoriés avec toutes les informations qui les concernent. On peut même visualiser les produits qui sont fournis par chacun, et ajouter de nouveaux produits.

Question 3 : Indiquer les noms des produits fournis par la société "Ma Maison ".

Création d'un nouveau fournisseur On va donc ajouter un nouveau fournisseur à la base. Ce fournisseur est un spécialiste de l'importation du caviar depuis les pays de la mer caspienne (Iran, Russie, .. etc). Remarquez que le n° s'insère automatiquement. Il n’est d’ailleurs pas forcement le numéro 30 indiqué sur cette copie d’écran. Revenir au menu Général

Création de nouveaux produits On va ensuite introduire deux nouveaux produits fournis par ce nouveau fournisseur : du caviar en bocal de verre et du caviar en boîte métallisée, tous les deux appartenant à la nouvelle catégorie "Gastronomie".

D'ailleurs, si l'on revient sur le formulaire des fournisseurs et en cliquant sur le bouton "Visualisation des produits" pour le fournisseur "Comptoir du caviar", on devrait voir les deux produits insérés : A TESTER

 On peut aussi visualiser tous les produits par ordre alphabétique en cliquant sur le bouton bleu "Aperçu de la liste des produits".

IV. La fonction "Gestion des ressources humaines"

L'entreprise "Comptoir" emploie neuf employés dont on peut voir la photo et les informations personnelles dans le système d'information de la DRH :

Question 4 : Indiquer le nom des 4 employés qui ne comprennent pas le français.

Appliquer filtre voir aide ACCESS au besoin  ou passer doucement la souris sur ces icônes

Création d'un nouvel employé :

Vous allez maintenant vous définir vous même comme un employé de cette entreprise :

Tant pis pour la photo si vous n’en avez pas une sous la main !

Question 5 : Combien d’employés pouvez-vous compter après cet ajout ?

V. Le service clientèle

Ce service s'occupe de la relation avec les clients. De par sa fonction (vendre les produits de l'entreprise aux clients), c'est un service stratégique et il est indispensable que les vendeurs aient accès aux bonnes informations et que le système d'information leur donne entière satisfaction.

Pour afficher la liste des clients de l'entreprise, il suffit d'activer le formulaire 'Clients".

Question 6 :

Indiquer le nom des 4 sociétés clientes originaires du Venezuela. (Utiliser un filtre)

-

-

-

-

Création d'un nouveau client On va introduire dans la base un nouveau client qui est un restaurant situé à Corbeil.

Liste alphabétique des clients Il est aussi possible de consulter la liste des clients par ordre alphabétique pour trouver très rapidement le n° de téléphone d'un client en particulier. Vérifier que le nouveau client que vous venez d'introduire est bien visible dans la liste alphabétique.

Interrogation des commandes On va maintenant chercher les commandes effectuées par les clients de l'entreprise. Le formulaire "Commandes client" affiche un résumé des commandes de chaque client, avec le détail de chaque commande. Remarquez que le total d'une commande n'est pas affiché. Vérifier que le nouveau client qu'on vient d'insérer dans la base n'a pas de commandes.

Question 7: Indiquer le nombre de commandes faites par le client irlandais.

On peut maintenant aller dans le formulaire "Commande" pour afficher tous les détails d'une commande. On distingue trois zones : Le client qui a passé la commande Le détail de la commande L'adresse de livraison a commande

Création d'une nouvelle commande On va maintenant faire saisir par le nouvel employé de l'entreprise (vous même) une commande. Cette nouvelle commande sera faite par le nouveau client qu'on vient d'introduire, et portera sur les nouveaux produits qu'on vient d'enregistrer. Une fois la saisie terminée, vérifier que cette commande est bien la seule qui a été faite par le nouveau client "La taverne de l'Essonne", en passant par la fonctionnalité "Commandes d'un client". Imprimer la facture de cette nouvelle commande et la joindre à la feuille contenant les réponses aux questions.

VI. Le tableau de bord du dirigeant

Le dirigeant de cette entreprise a besoin de consulter régulièrement certains indicateurs clés pour comprendre la vie de son entreprise et surtout prendre les bonnes décisions : Quels sont les employés qui devraient être récompensé pour leurs résultats ? Quels sont les meilleurs clients à qui on devrait accorder des réductions importantes ? Quels sont les produits qui se vendent le mieux et ceux qui ne se vendent pas du tout ?

La première fonctionnalité du tableau de bord indique le montant total des commandes effectuées par les clients pendant le premier trimestre de l'année 2007

Question 8 : Quel est le nom du client belge ayant totalisé le montant le plus important de commandes pour le trimestre 1 de 2007 ?

La seconde fonctionnalité du tableau de bord permet de ventiler les ventes selon plusieurs critères. La première ventilation est selon le représentant et le pays. Elle permet au dirigeant de voir en clin d'œil si un employé a atteint ses objectifs par rapport à la clientèle d'un pays donnée.

Pour obtenir cette information, il faut indiquer une date de début et une date de fin de période. On va considérer la période du mois de septembre 2005.

On voit ainsi sur l'extrait suivant les résultats de l'employé "Laura Callahan" pour les clients américains. Visiblement, elle ne semble pas atteindre son objectif pour le mois de septembre 2005 sélectionné ! Essayez en juillet …

Question 9 : Quel est le nom du représentant du Royaume-Uni qui a atteint son objectif au mois de septembre 2005 ?

Le deuxième moyen de ventiler les ventes, c'est de les trier tout simplement selon le montant pour identifier les clients qui font les plus grosses commandes.

La dernière manière de ventiler les ventes est par produit. On voit ainsi le total des ventes pour tous les produits d'une catégorie. Ceci permet de repérer rapidement les produits qui se vendent très mal.

Question 10 : Quel est le nom du produit qui se vend le mieux dans la catégorie Boisson ?

Question 11 : Combien d’objets par catégorie peut-on compter ?

Objet Nombre

1. Tables =

2. Requêtes =

3. Formulaires =

4. Etats =

5. Macros =

6. Modules =

Question 12 : Citer les quatre fonctions du module « Démarrage ».

Question 13 : Combien de catégorie pouvez-vous compter en fin de séance  ?

Question 14 : Combien d’employés pouvez-vous compter en fin de séance  ?

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