Annexe 02 : les formats dans Access

 

 

1 - Introduction

 

         

       

La propriété "Format" caractérise la manière dont les données s'affichent dans une table, mais elle n'affecte pas leur enregistrement dans la base. On peut donc, en général, modifier le format (à condition de ne pas changer le type de données) sans détruire les données déjà présentes.

         

 

 

L'utilisateur peut définir ses propres formats, appelés formats personnalisés, ou utiliser des formats prédéfinis proposés par le SGBD Access. Les différentes possibilités sont rassemblées dans le tableau suivant, et nous les examinerons tour à tour. Des formats prédéfinis sont également disponibles pour le type de données NuméroAuto -- ce qui constitue une bizarrerie (ou un bogue ?) du logiciel -- et pour le type booléen, mais dans les formulaires et les états seulement. Dans les tables, seule la case à cocher traduit le booléen.

 

 

Type de données

Format personnalisé

Format prédéfini

Texte

Oui

Non

Mémo

Oui

Non

Numérique, monétaire

Oui

Oui

Date / Heure

Oui

Oui

Lien hypertexte

Oui

Non

 

 

 

Ainsi, la propriété "Format" est utilisable chaque fois que l'on manipule du texte, des nombres, des dates et des heures. Le format est appliqué par le SGBD au moment où l'on valide l'enregistrement (par passage à la ligne suivante, par exemple). Si vous revenez  dans le champ, le logiciel affiche la valeur telle que vous l'avez saisie.

 

 

 

Vous noterez que certains formats prédéfinis sont affectés par la définition des paramètres régionaux, que l'on peut modifier dans le Panneau de Configuration du système d'exploitation Windows. Ainsi, c'est le symbole de l'euro qui est affiché (type de données monétaire) pour un pays européen, et celui du dollar pour les États-Unis.

 

 

 

Vous noterez également que, définie au niveau d'une table, la propriété "Format" s'applique également aux contrôles des formulaires et des états construits à partir de cette table.

 

 

 

Attention ! quand vous définissez un format, effectuez une sauvegarde en cliquant sur l'icône"Enregistrer", et regardez si le logiciel n'a pas modifié votre définition ; cela peut vous éviter bien des surprises. N'hésitez pas à basculer en mode "Feuille de données" à chaque essai, pour voir si le résultat est conforme à ce que vous attendez.

 

 

 

Remarque : la propriété "Format" est prioritaire sur la propriété "Masque de saisie" (laquelle sera étudiée dans l'annexe suivante). Lorsqu'un format est défini, le masque de saisie est ignoré.

 

 

 

 

2 - Format personnalisé pour le texte

 

         

       

Le paramétrage exposé ci-dessous s'applique aux types de données texte, mémo et lien hypertexte. Les symboles spécifiques sont rassemblés dans le tableau suivant.

         

 

Symbole

Signification

@

Caractère (ou espace)

&

Caractère (pas d'espace)

<

Affiche le texte en minuscules

>

Affiche le texte en majuscules

"abc"

Affiche les caractères compris entre guillemets (utiliser pour plus d'un caractère)

\

Affiche le caractère suivant sous forme littérale

[Rouge]

Affiche dans la couleur spécifiée. Disponibles : Noir, Bleu, Vert, Cyan, Rouge, Magenta, Jaune et Blanc

*

Utilise le caractère suivant pour compléter le champ

 

 

 

Les symboles @ et & ont un fonctionnement identique, sauf en ce qui concerne les espaces. Vous noterez que certains caractères (le tiret par exemple) n'ont pas besoin d'être mis entre guillemets. Des exemple d'utilisation sont rassemblés dans le tableau suivant.

 

 

Format

Saisie

Affichage

@-@@

a

 - a

 

ab

 -ab

 

abc

a-bc

&-&&

a

-a

 

ab

-ab

 

abc

a-bc

<

Paul

paul

>

Paul

PAUL

@[Rouge]

abc

abc

&\ &

AB

A B

"**"&

ABC

AB**C

&*-

ab

ab-----------

@;"Vide"

abc

abc

 

 

Vide

 

 

 

Les cases qui ne contiennent aucune information peuvent être l'objet d'un format particulier; comme le montrent les exemples contenus dans les deux dernières lignes du tableau ci-dessus. Après le point-virgule se trouve le texte qui sera affiché systématiquement dans les cases vides.

 

 

 

 

3 - Format de données numériques et monétaires

 

         

       

Le SGBD Access propose des formats prédéfinis pour les données numériques et monétaires. Il suffit de cliquer dans le champ de définition de la propriété "Format" pour faire apparaître l'icône d'une liste déroulante, et de consulter cette dernière.

         

 

 

Si les formats proposés ne vous conviennent pas, n'hésitez pas à créer un format personnalisé. Les symboles utilisables sont rassemblés dans le tableau ci-dessous.

 

 

Symbole

Signification

, (virgule)

Séparateur décimal

0

Affiche un chiffre ou zéro

#

Affiche un chiffre ou rien

\

Affiche le caractère suivant (un seul caractère)

" € HT"

Affiche les caractères entre guillemets (plus d'un caractère)

%

Pourcentage. La valeur saisie est multipliée par 100 et suivie du signe %

E- ou e-

Notation scientifique (pas de signe pour les exposants positifs)

E+ ou e+

Notation scientifique (signe + pour les exposants positifs)

!

Force l'alignement à gauche

[Rouge]

Affiche avec la couleur spécifiée. Disponibles : Noir, Bleu, Vert, Cyan, Rouge, Magenta, Jaune et Blanc

*

Utilise le caractère suivant pour compléter le champ

 

 

 

Voici quelques exemples :

 

 

Format

Saisie

Affichage

#,##

127

127, 

 

127,758

127,75

 

0,12

,12

 

0

0,00 (fixe)

127

127,00

 

127,758

127,76

 

0,12

0,12

 

0

0,00

# ###

127

127

 

127,758

128

 

0,12

 

 

0

 

# ##0,00 (standard)

1248,159

1 248,16

 

127

127,00

 

0

0,00

#[Vert]

253

253

!

127

127

0*-

127,8

127-------------

0,00"  € HT"

127,758

127,76  € HT

 

 

 

Un format numérique peut comporter de une à quatre sections, et utilise le point-virgule comme séparateur. Le rôle de chaque section est défini dans le tableau ci-dessous.

 

 

Section

Rôle

Première

Format des nombres positifs

Seconde

Format des nombres négatifs

Troisième

Format de la valeur zéro

Quatrième

Format d'un champ vide

 

 

 

 Exemples :

 

 

Format

Saisie

Affichage

"$ "# ##0,00[Vert];"$ -"# ##0,00[Rouge];;"néant"

127,758

$ 127,76

 

-2541

$ -2 541,00

 

0

$ 0,00

 

 

néant

0,0;(0,0);"zéro";"A remplir"

127,758

127,8

 

-127,758

(127,8)

 

0

zéro

 

 

A remplir

0,000E+;;\0

127,758

1,278E+2

 

-127,758

-1,278E+2

 

384

3,840E+2

 

,001

1,000E-3

 

0

0

 

 

 

Vous noterez que le SGBD est optimiste : il considère 0,00 $ comme une somme positive !

 

 

 

 

4 - Format de données de type date ou heure

 

         

       

Comme pour les données numériques, le SGBD Access propose des formats prédéfinis pour les données de type date ou heure. Il suffit de cliquer dans le champ de définition de la propriété "Format" pour faire apparaître l'icône d'une liste déroulante, et de choisir dans cette dernière.

         

 

 

Si les formats proposés ne vous conviennent pas, n'hésitez pas à créer un format personnalisé. La majeure partie des symboles utilisables est rassemblée dans le tableau ci-dessous.

 

 

Symbole

Signification

:

Séparateur d'heure (se règle dans le panneau de configuration de Windows)

/

Séparateur de date (id)

j

Affiche le jour du mois (un ou deux chiffres suivant besoin)

jj

Affiche le jour du mois (deux chiffres)

jjj

Affiche le jour de la semaine (nom abrégé)

jjjj

Affiche le jour de la semaine (nom entier)

e

Affiche le jour de la semaine (de 1 à 7)

ee

Affiche la semaine de l'année (de 1 à 53)

m

Affiche mois de l'année (un ou deux chiffres suivant besoin)

mm

Affiche le mois de l'année (deux chiffres)

mmm

Affiche le mois de l'année (nom abrégé)

mmmm

Affiche le mois de l'année (nom entier)

t

Affiche le trimestre

a

Affiche le numéro du jour dans l'année

aa

Année (deux derniers chiffres)

aaaa

Année (quatre chiffres)

h

Affiche l'heure (un ou deux chiffres suivant besoin) (de 1 à 24)

hh

Affiche l'heure (deux chiffres) (de 1 à 24)

n

Affiche les minutes (un ou deux chiffres suivant besoin) (de 0 à 59)

nn

Affiche les minutes (deux chiffres) (de 0 à 59)

s

Affiche les secondes (un ou deux chiffres suivant besoin) (de 0 à 59)

ss

Affiche les secondes (deux chiffres) (de 0 à 59)

 

 

 

Si vous saisissez une date dans un format reconnu par le SGBD, ce dernier n'en retiendra que la partie définie par ces symboles. Exemples :

 

 

Format

Saisie

Affichage

Signification

j

2/09/2002

2

Jour

jj

id.

02

Jour

jjj

id.

lun

Jour

jjjj

id.

lundi

Jour

e

id.

1

N° jour / semaine

ee

id.

36

Semaine

m

id.

9

Mois

mm

id.

09

Mois

mmm

id.

sept

Mois

mmmm

id.

septembre

Mois

t

id.

3

Trimestre

a

id.

245

N° jour / année

aa

id.

02

Année

aaaa

id.

2002

Année

h

5:8:3

5

Heure (/24)

hh

id.

05

Heure (/24)

n

id.

8

Minutes

nn

id.

08

Minutes

s

id.

3

Secondes

ss

id.

03

Secondes

 

 

 

Il suffit de combiner ces symboles pour constituer un format personnalisé complet. Exemples :

 

 

Format

Saisie

Affichage

jjjj", le "j\ mmmm\ aaaa

2/09/2002

lundi, le 2 septembre 2002

"Semaine n° "ee

id.

Semaine n° 36

"Nous sommes "jjjj

id.

Nous sommes lundi

"Année "aaaa", le "jj" / "mm

id.

Année 2002, le 02 / 09

jjjj\ j\ mmm\ aaaa

id.

lundi 2 sept 2002

h" heures "n" min "s" sec"

2:21:5

2 heures 21 min 5 sec

 

 

 

Les formats relatifs à la date et à l'heure sont surtout utilisés quand on imprime des données, c'est à dire quand on utilise les états. Dans les tables, on se contente généralement des formats prédéfinis.